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cabeceraseptiembre2018

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SECRETARIA DE LA INSPECCION GENERAL

Puesto de trabajo creado para la ejecución de las actividades secretariales e información de la Inspección General de trabajo.

OBJETIVO: Organizar el trabajo y archivos, de la Inspección General de Trabajo, llevar control de la agenda diaria de actividades del despacho de la Dirección apoyar en la administración de útiles y gastos menores de la Inspección.

FUNCIONES: Organizar el trabajo Secretarial de la Inspección Transmitir a los Inspectores, personal a su cargo y Jefes de Departamento las instrucciones que emanen al despacho de la Inspección General.

Elaborar correspondencia y transcribir informes y resoluciones elaborados por el despacho de la Inspección General. Recibir y coordinar comunicaciones telefónicas de orden laboral.

Registrar actividades y anunciar horario de reuniones de trabajo. Manejar las llamadas, telefónicas, comunicación vía fax, Internet y correo no electrónico. Atender solicitudes de entrevista. Manejar correspondencia y resolver los expedientes pasando a los Despachos respectivos para firmas.

Manejo de agenda de actividades de los Despachos en coordinación con el personal de los mismos. Apoyar actividades de recepción. Velar por el orden y presentación de la oficina de la Inspección General. Corregir anomalías del personal a su cargo haciendo los apercibimientos necesarios.

ACTIVIDADES: Recibe y traslada expedientes con base los asuntos planteados o solicitados. Con instrucciones convoca a sesiones de trabajo a jefes y delegados regionales de la Inspección. Apoya al Inspector General y Sub Inspectores Generales en sesiones de trabajo de la Inspección.

Ingresa, registra y evacua expedientes de la Inspección, así como ordena la tramitación de los mismos. Mantiene control de todos los expedientes en trámite mediante computadora. Ordena los dictados así como el trabajo mecanográfico. Anota en libro de registro las actividades que el Inspector General le instruya, anuncia preventivamente las actividades a los funcionarios.

Informar al Inspector General y Sub Inspectores Generales de las comunicaciones, y audiencias o sesiones, inmediatamente se reciban Ordena los archivos de correspondencia y expedientes y adjudicaciones. Margina y archiva copias de documentos evacuados, y/o originales de documentos recibidos. Ordena el registro de llamadas telefónicas, comunicación vía fax, Internet y correo no electrónico. Certifica los documentos que así se soliciten.

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