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cabeceraseptiembre2018

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Viceministro Viceministra Administrativa Financiera - Segundo Viceministerio

Viceministra Administrativa Financiera

María Elizabeth Pacajá López

Viceministra Administrativa Financiera


Son atribuciones del Viceministro Administrativo-Financiero, las siguientes:

1. Coordinar, planificar y programar las actividades de los departamentos de presupuesto, contabilidad, tesorería, inventarios;

2. Administrar la gestión financiera del presupuesto, de la contabilidad y de la tesorería;

3. Coordinar e implementar los procedimientos administrativos, presupuestarios y contables del Ministerio;

4. Mantener actualizados los registros presupuestarios y contables del Ministerio;

5. Coordinar la elaboración del anteproyecto del presupuesto anual con base en los lineamientos de la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, el cual debe ser autorizado por el Despacho Ministerial;

6. Llevar el control de la ejecución del presupuesto anual y realizar periódicamente las evaluaciones correspondientes;

7. Representar al Ministerio en los procesos de gestión financiera ante otras instituciones gubernamentales;

8. Registrar las diversas etapas del ingreso y del gasto en el Sistema Integrado de Administración Financiera, SIAF; Sistema de Contabilidad Integrada. SICOIN - WEB;

9. Asesorar en materia de administración financiera a las autoridades superiores;

10. Velar porque los registros de inventarios de bienes muebles e inmuebles estén actualizados, conforme las leyes y normas aplicables, a través del Departamento de Inventarios;

11. Supervisar y asesorar en la aplicación de registros de inventarios y cajas chicas, en las Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales, Centros Recreativos y Vacacionales;

12. Elaborar y remitir a la Dirección de Planificación y Cooperación, la información que sea susceptible de incluirse en la Memoria Anual de Labores del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, así como el Plan Operativo Anual y el Anteproyecto de Presupuesto Anual de la Unidad, dentro de los plazos, que para el efecto se le fijen;

13. Desarrollar, coordinar y dirigir las actividades administrativas de las dependencias del Ministerio, tanto de la sede central como Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales;

14. Recomendar e implementar procedimientos tendentes a modernizar y agilizar procesos administrativos, de conformidad con la ley;

15. Asegurar el suministro y uso racional de los bienes, insumos, combustibles y cualquier otro material para

el mantenimiento del Ministerio;

16. Redactar contratos administrativos de arrendamiento de oficinas y de adquisición de bienes y servicios

para el funcionamiento de las dependencias del Ministerio;

17. Coordinar con otras dependencias del Ministerio los ingresos de las donaciones en mobiliario, equipo y

vehículos;

18. Dar mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos propiedad del Ministerio, a efecto de que

siempre estén en buen estado de funcionamiento y presten un servicio eficiente a los empleados y

funcionarios de la institución;

19. Prestar el servicio de atención al usuario que visite el Ministerio por medio del kiosco informativo y de

aquellas unidades que se creen en el futuro para tales fines;

20. Mantener un servicio adecuado de comunicación telefónica en las diferentes dependencias del Ministerio;

21. Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades que desarrollará el Sistema de Administración de Recursos Humanos;

22. Diseñar y evaluar las políticas de gestión de Recursos Humanos;

23. Formular y desarrollar el Plan Anual de Formación y Capacitación;

24. Administrar el Programa de la Evaluación del Desempeño;

25. Estudiar, diagnosticar e innovar las políticas y prácticas de recursos humanos;

26. Diseñar y establecer un plan de carrera administrativa para el servidor público;

27. Estimular el desarrollo de las competencias de los empleados públicos, a través de actividades sociales, culturales y deportivas;

28. Evaluar y analizar las necesidades de dotación de puestos y otras acciones en la materia;

29. Diseñar y elaborar los perfiles de puestos en base a los fines, objetivos, misión y visión del Ministerio;

30. Analizar funciones asignadas;

31. Controlar y administrar los registros de puestos y especialidades con que cuenta la Institución;

32. Elaborar y actualizar los manuales de puestos, de procedimientos, de funciones y de inducción;

33. Revisar y actualizar el Reglamento Orgánico Interno, cada año;

34. Elaborar propuestas de reestructuración y/o reorganización tendientes a la modernización institucional;

35. Establecer las modalidades de convocatoria (interna-externa) para cubrir puestos vacantes;

36. Llevar a cabo la recepción de documentos que acrediten la preparación académica y experiencia laboral de los candidatos;

37. Analizar la documentación que permita determinar que las personas reúnan requisitos establecidos para cada puesto y especialidad;

38. Efectuar entrevista inicial, si el proceso lo amerita, para conocer otros aspectos relacionados con el candidato;

39. Administrar las acciones de personal;

40. Realizar el trámite de licencias, solicitadas, permutas, traslados, interinatos, renuncias, despidos, terminación de contratos, avalados por el Despacho Ministerial;

41. Diseñar, registrar y actualizar la base de datos de los empleados del Ministerio;

42. Suministrar información relacionada con necesidades de Recursos Humanos;

43. Llevar el registro del expediente personal de cada uno de los miembros del Ministerio, incluyendo períodos de vacaciones, control de asistencia, licencias y permisos solicitados;

44. Rendir informe de estadística de personal;

45. Redactar y desarrollar la política en materia de recreación de los trabajadores del Estado;

46. Dar mantenimiento y administrar los servicios instalados, servicios por instalar y la implementación de nuevos programas en los centros recreativos y vacacionales a cargo del Ministerio;

47. Garantizar la debida programación anual, cuatrimestral y mensual de las distintas actividades de mantenimiento de los servicios, de los aspectos recreativos y culturales y de otras actividades inherentes de los centros, en concordancia con los techos presupuestarios solicitados y aprobados;

48. Planificar y coordinar la ejecución de actividades culturales, deportivas y artísticas en los diferentes centros recreativos y vacacionales, a su cargo; así como vincularse, a nivel nacional e internacional;

49. Promover con el apoyo de la Unidad de Comunicación Social, programas de información, comunicación y educación acerca de los servicios y cuidados de los centros recreativos y vacacionales, que ofrece el Ministerio para los empleados del sector público;

50. Coordinar y establecer alianzas estratégicas con instituciones estatales, privadas y semi-privadas del ámbito recreativo y cultural, en beneficio de la recreación para los trabajadores del Estado;

51. Fomentar a nivel ministerial, con otras entidades de gobierno y de cooperación el mejoramiento de los centros recreativos y vacacionales;

52. Planificar, organizar, dirigir y controlar el uso y desarrollo de los recursos tecnológicos e informáticos de las distintas dependencias del Ministerio, a nivel nacional;

53. Elaborar, implementar y vigilar el cumplimiento que en materia de informática, telecomunicaciones y desarrollos tecnológicos especiales deban observar las dependencias del Ministerio, para lograr el óptimo aprovechamiento y correcta utilización de los recursos tecnológicos de la institución;

54. Planificar, establecer y difundir las políticas, normas y procedimientos para administrar, desarrollar y regular la prestación de servicios tecnológicos, de informática y telecomunicaciones, así como los equipos de cómputo propiedad del Ministerio, de conformidad con los lineamientos, planes y programas de modernización tecnológica de la institución y los que en un futuro sean establecidos;

55. Vigilar y controlar la óptima selección, administración y actualización de la infraestructura tecnológica de la institución de manera tal que ésta responda eficaz y eficientemente a las necesidades y requerimientos propios de las funciones a cargo del Ministerio, en sus diferentes ámbitos de acción;

56. Velar por el cumplimiento de las normas y programas que en materia de seguridad en informática (Backups) y telecomunicaciones se implementan en el Ministerio;

57. Planear, programar, coordinar, ejecutar y evaluar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes y sistemas informáticos, telecomunicaciones y de red de datos de la institución, a fin de mantenerla en óptimas condiciones de operación;

58. Determinar, difundir y aplicar las normas, procedimientos y criterios técnicos para gestionar la adquisición de bienes informáticos y telecomunicaciones con tecnología de última generación;

59. Participar en los estudios, análisis y eventos que en materia de avances tecnológicos informáticos y otros servicios de la misma naturaleza, que se realicen con otras dependencias u organismos estatales, con el propósito de promover la colaboración y apoyo para fortalecer y consolidar los sistemas informáticos y de telecomunicaciones del Ministerio;

60. Proponer e implementar mecanismos de control que permitan medir y evaluar la calidad de los servicios de la red informática y telecomunicaciones; dirigir la ejecución de programas de control y supervisión de los servicios que proporcionan empresas externas en materia de tecnologías de información;

61. Establecer las propuestas de convenios de cooperación con organismos estatales o privados tanto nacionales como internacionales, para el intercambio de experiencias e información que coadyuven al desarrollo tecnológico del Ministerio;

62. Promover el desarrollo y crecimiento de la red informática, con base en la desconcentración de servicios y modernización del Ministerio;

63. Capacitar, asesorar y apoyar a los empleados y funcionarios del Ministerio, cuando se realicen actualizaciones en términos de hardware y/o software, necesarios para la realización de sus actividades diarias, planificadas previamente:

64. Servir de enlace entre el Despacho Ministerial y las Subcoordinadoras Regionales. Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales;

65. Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades que realizan las Subcoordinadoras Regionales, Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales con el Despacho del Ministerio Trabajo y Previsión Social;

66. Asesorar y apoyar a las Subcoordinadoras Regionales, Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales en la resolución de conflictos laborales en sus jurisdicciones;

67. Transmitir y velar por el cumplimiento de las directrices y lineamientos que imparta el Despacho Ministerial a las Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales, dentro del marco de sus atribuciones y funciones las autoridades del Ministerio de Trabajo y Previsión Social;

68. Impulsar y fortalecer el proceso de desconcentración y descentralización administrativa del Ministerio;

69. Coordinar y administrar los recursos humanos y financieros de las distintas áreas que conforman las dependencias de sus ámbitos territoriales;

70. Atender los lineamientos e instrucciones que imparta la Coordinadora Nacional de Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales, para la administración y manejo de las mismas, dentro del marco de sus atribuciones;

71. Informar a la Coordinadora Nacional de Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales mediante un informe circunstanciado de las actividades de cada una de las áreas que conforman su dependencia, que deberá ser presentado dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes;

72. Transmitir y asegurar el cumplimiento de las directrices e instrucciones, que en materia de inspección laboral, imparta el Despacho Ministerial y el Inspector General de Trabajo;

73. Transmitir y asegurar el cumplimiento de las directrices e instrucciones que impartan las respectivas autoridades del Ministerio en sus ámbitos de competencia;

74. Promover y apoyar la participación del personal de la Dirección o Jefatura en las actividades de formación y capacitación que desarrolle el Ministerio y otras entidades;

75. Elaborar Plan Operativo Anual, dentro de los primeros dos meses de cada año y redactar la Memoria Anual de Labores siendo éste presentado en los primeros quince días del mes de enero, cuyos documentos deberán ser presentados a la Dirección General de Planificación y Cooperación del Ministerio;

76. Representar al Ministerio ante las organizaciones sociales e instituciones estatales y privadas de su jurisdicción, en los asuntos de su competencia;

77. Evaluar cuatrimestralmente la ejecución de las actividades contempladas en el Plan Operativo Anual, debiendo remitir un reporte estadístico de dicha ejecución a la Dirección General de Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales, quien dispondrá la distribución correspondiente;

78. Informar inmediatamente a la Coordinadora Nacional de Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales, de las anomalías y deficiencias que detecten en la ejecución de las funciones a su cargo, así como de las necesidades administrativas y financieras que no sea posible cubrir con los recursos asignados;

79. Administrar el uso eficiente, en la circunscripción departamental y municipal a su cargo, de los recursos materiales, vehículos, mobiliario y equipo, papelería y útiles entre otros, reportando mensualmente su ejecución a la Coordinadora Nacional de Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales;

80. Recibir y sistematizar los informes mensuales y anuales que le presenten cada una de las Subcoordinadoras Regionales, Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales;

81. Recopilar, generar y difundir estadísticas generales relacionadas con el cumplimiento del ámbito laboral, que sirvan de base para la formulación de políticas en esta materia;

82. Coordinar y atender solicitudes de información estadística requeridas por Organismos Internacionales, de conformidad con convenios ratificados por el Estado de Guatemala, así como de instituciones estatales y privadas del país;

83. Analizar e interpretar la información recopilada, para formular indicadores estadísticos para fines de consulta en materia de su competencia;

84. Elaborar y aplicar manuales, instructivos y boletas que sean necesarios para la producción de estadísticas;

85. Desarrollar e implementar métodos modernos para la formulación de estadísticas;

86. Promover los sistemas estadísticos de empleo e ingreso coordinado con el Instituto Nacional de Estadística y otras entidades relacionadas.

Para el cumplimiento de sus atribuciones, el Viceministerio Administrativo-Financiero, se estructura de la manera siguiente:

1. Unidad de Administración Financiera:

1.1. Departamento de Tesorería:

1.1.1. Caja;

1.2. Departamento de Contabilidad:

1.2.1 Sección de Inventarios;

1.2.2. Sección de Costos.

1.3 Departamento de Presupuesto:

1.3.1 Sección de Formulación, Programación y Control de Ejecución Presupuestaria;

1.3.2 Sección de Evaluación y Seguimiento de la Ejecución Financiera.

2. Dirección Administrativa:

2.1. Departamento de Seguridad;

2.2. Departamento de Mantenimiento y Almacén;

2.3. Departamento de Transportes;

2.4. Departamento de Contrataciones y Adquisiciones.

3. Dirección de Recursos Humanos:

3.1. Departamento de Capacitación y Desarrollo;

3.2. Departamento de Administración de Personal;

3.3. Departamento de Aplicación;

3.4. Departamento de Relaciones Laborales;

3.5. Departamento de Reclutamiento y Selección.

4. Dirección de Sistemas de Información:

4.1. Departamento de Soporte Técnico;

4.2. Departamento de Desarrollo y Aplicaciones;

4.3. Departamento de Telecomunicaciones y Servidores.

5. Dirección de Recreación del Trabajador del Estado:

5.1. Departamento de Proyectos;

5.2. Departamento de Programa de Recreación y Servicio al Usuario;

5.2.1. Sección de Centros Recreativos y Vacacionales.

6. Coordinadora Nacional de Direcciones Departamentales y Jefaturas Municipales:

6.1. Subcoordinadora Regional Norte:

6.1.1. Dirección Departamental de Alta Verapaz;

6.1.2. Dirección Departamental de Baja Verapaz;

6.1.3. Dirección Departamental de El Peten.

6.2 Subcoordinadora Regional Oriente:

6.2.1. Dirección Departamental de Izabal;

6.2.2. Dirección Departamental de Chiquimula;

6.2.3. Dirección Departamental de Zacapa;

6.2.4. Dirección Departamental de Jalapa;

6.2.5. Dirección Departamental de Jutiapa;

6.2.6. Dirección Departamental de Santa Rosa;

6.2.7. Dirección Departamental de El Progreso.

6.3. Subcoordinadora Regional Sur.

6.3.1. Dirección Departamental de Escuintla;

6.3.2. Dirección Departamental de Retalhuleu;

6.3.3. Dirección Departamental de Suchitepéquez;

6.3.4. Dirección Departamental de San Marcos.

6.4. Subcoordinadora Regional occidente:

6.4.1. Dirección Departamental de Quetzaltenango;

6.4.2. Dirección Departamental de Totonicapán;

6.4.3. Dirección Departamental de El Quiché;

6.4.4. Dirección Departamental de Huehuetenango.

6.5. Subcoordinadora Regional Central:

6.5.1. Dirección Departamental de Sacatepéquez;

6.5.2. Dirección Departamental de Chimaltenango;

6.5.3. Dirección Departamental de Sololá.

7. Dirección de Estadísticas Laborales:

7.1. Departamento de Investigaciones;

7.2. Departamento de Procesamiento Estadístico y Difusión

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